如何在Microsoft Outlook上使用Office Absence Manager

内容

• 阶段
• 方法1 Outlook 2010/2013
• 广告方法2：Outlook 2007
• 广告方法3：Outlook 2003
• 方法4：在没有Exchange帐户的情况下发送自动答复

如果您需要离开办公室一段时间或计划休假，则可能需要通知向您发送电子邮件的人有关您的缺勤情况。即使您没有Exchange帐户，也可以通过创建一些规则来发送自动答复。

阶段

方法1 Outlook 2010/2013

1. 启用自动回复 选择一个Exchange文件夹。在您的媒体库中选择此文件夹。您必须选择一个Exchange文件夹才能查看自动应答选项。打开“自动应答（不在办公室）”菜单。您可以通过单击“文件”菜单上的“信息”选项来找到它。

2. 
   

   
   配置您的自动回复。 在自动回复菜单中，选中“发送自动回复”复选框。您可以通过选中相应的框并设置所需的日期来设置向导的激活时间。

3. 
   

   
   写你的答案。 对于从您的Exchange服务器发送的电子邮件，请使用“在我的组织中”菜单。要回复收到的任何其他人的来信，请使用“我的组织外部”菜单。对答案感到满意后，单击“确定”。

4. 
   
   

   
   禁用自动回复。 如果您设置日期以启用自动答复，则时间到时向导将自动关闭。如果未配置特定时间段，则向导将保持激活状态，直到您打开“自动应答”菜单并选择“不发送自动应答”。

广告方法2：Outlook 2007

1. 
   

   
   激活Office管理器。 单击工具菜单上。从工具菜单中，选择“外出时的助手”。选中“发送自动外出答案”框。您可以通过选中复选框以配置一定的时间来设置管理器的激活时间。

2. 
   

   
   
   
   写你的答案。 对于从您的Exchange服务器发送的邮件，请使用“在我的组织中”菜单。要回复其他人发送的邮件，请使用“我的组织外部”菜单。对您的答复感到满意后，单击“确定”。

3. 
   

   
   禁用外出经理。 如果您设置了发送自动答复的时间段，则该时间段结束后，管理员将自动停用。如果您未设置激活期，则激活期将一直有效，直到您打开自动响应菜单并选择“不发送办公室外自动应答”。

广告方法3：Outlook 2003

1. 
   

   
   激活Office助手。 在“工具”菜单中，选择“外出向导”。选中“我目前不在办公室”框。

2. 
   

   
   写你的答案。 在“自动发送给每个发件人的自动回复电子邮件：”框中，输入要发送的答案。

3. 
   

   
   添加规则。 您可以向您的经理添加规则，例如将s从某些发件人转移到另一收件人。单击“添加规则...”按钮以配置自定义规则。例如，您可以创建一条规则，使您可以将邮件从特定客户转移到业务伙伴，这样您就不会在外出时错过重要的信件。

4. 
   

   
   
   
   禁用外出助手。 外出向导将保持活动状态，直到您打开自动回复菜单并选择“不发送外出自动回复”。

方法4：在没有Exchange帐户的情况下发送自动答复

1. 
   

   
   创建模型。 没有Exchange帐户，自动应答选项将不可用。仍然可以根据模板和某些规则配置自动响应。首先创建一个新的。这将是您的自动答案模板。
   • 选择一个简洁地说明情况的对象。例如“外出 ”。您还可以在主题中写上“自动回复”一词，以立即通知收件人答案是自动的。
   • 写一个简短的。在正文中写一个可以适用于任何收件人的将军。告诉我们如何与您联系或与谁联系。

2. 
   

   
   保存模型。 如果满意，请从“另存为”下拉菜单中单击“另存为...”，然后选择“ Outlook模板”。这会将文件另存为可打开到Outlook的模板。

3. 
   

   
   创建规则。 为了使自动响应系统正常工作，您将需要定义一些规则以使过程自动化。在Office 2003/2007上，单击“工具”菜单，然后选择“规则和警报”。在Office 2010/2013上，单击“文件”菜单，选择“信息”，然后单击“规则和警报”。这将打开“电子邮件规则”菜单。
   • 点击“新规则”按钮。系统将要求您选择一个模板。在“从空白模板或规则开始”部分中，选中“检查它们何时到达”。单击下一步。
   • 定义哪些需要响应。如果您想回复您所在地区的每张收据，请选中“我在“收件人”框中出现的位置”框。您可以通过指定某些发件人或邮件的对象或正文中包含特定单词的方式来限制此字段。选择后，单击“下一步”。
   • 加载模型。在下一个窗口中选中“使用特定模板响应”复选框，以加载您之前创建的模板。单击描述中“特定型号”的链接。这将打开一个对话框，询问模型的位置。选择“系统文件中的用户模板”。打开您之前创建的那个。
   • 配置您的例外。加载模板后，您可以设置不希望发送自动回复的条件，例如特定的收件人或某些类型的。选择后，单击“下一步”。
   • 为您的规则命名。在完成操作之前，您需要给规则起一个名字。使用易于记忆的名称，以便将来可以快速关闭规则。选中“启用此规则”框以启用它，然后单击“完成”。

4. 
   

   
   禁用规则。 当您返回办公室时，可以通过再次打开“规则和警报”菜单来停用规则。选择您创建的外出规则，该规则位于活动规则列表中，然后单击“删除”按钮。

• 该组织通常代表您的公司，并且由与您的服务器在同一服务器上拥有Exchange帐户的人员组成。
• 工具菜单出现在Outlook主窗口中。这是启动Outlook时出现的相同窗口，包括“文件”，“编辑”，“视图”，“发送/接收工具”，“操作”和“帮助”菜单。没有用于创建和查看选项（例如，联系人或任务）的“工具”菜单。
• 选中“发送自动答复我公司以外的人”框时，菜单名称旁边将显示“（我的组织外部）”菜单。
• 收件人必须存在于Exchange服务器上的“联系人”文件夹中。如果联系人仅存在于个人文件夹文件（.pst）的一部分中，则不会发送自动应答。