如何准备会议

内容

• 阶段

为使会议取得成功，准备工作非常重要。会议也是许多职业的重要组成部分，因此这不是一笔小生意！

阶段

1. 问问自己是否有必要。 如果您安排会议只是为了传达信息，请不要浪费其他人的时间。给他们发送备忘录。
2. 准备意见。 它应包括会议的日期，时间，议程和地点。提前足够的时间将此通知分发给参与者。
3. 如果有，请附上上次会议的笔记。 这将使参与者有机会识别他们不了解或不同意的观点。
4. 放置基本元素。 在会议开始之前安排椅子和桌子。为所有人买纸和笔。在桌子中间放一瓶水，在桌子上放些玻璃杯。
5. 宣布会议开幕。 这意味着主持会议的人要求保持沉默，以便会议开始。确定团队的季度目标。当天的议程是在预定时间内要实现此目标的主题列表。例如：1）修订上一季度的目标情况（15分钟），2）提出目标建议的巡回表（20分钟），3）选择5个目标（10分钟）。
6. 通过考勤簿。 您也可以在会议开始时使用一张纸，让大家在场描述他们的姓名和标志。这些名称将包含在报告中。
7. 考虑一下报告。 请负责会议记录的秘书描述会议的要点，并在以后键入。
8. 在正式会议结束时询问是否有人有任何疑问。 这被称为其他问题。确定下一次会议的日期并正式完成。

• 议程描述了一次会议，使我们避免谈论某个特定主题太久。
• 通常在年度股东大会上任命一位总裁。主席主持会议，确保遵循议程，并且一次只发言。
• 如果没有任命主席，请问是否有人愿意担任会议的这个角色。
• 同一原则适用于负责报告的秘书。
• 重要的是要有一个准确的记录，以避免进一步的分歧。
• 这些说明与正式会议有关。
• 即使在非正式会议的情况下，也要先发送一条通知，指出会议的时间和日期，这是个好主意。在工作中，要求参与者参加非正式会议就足够了。

• 主席必须有坚强的人格，以确保会议的顺利进行。