如何撰写报告

作者: Roger Morrison

创建日期: 23 九月 2021

更新日期: 21 六月 2024

内容

阶段
第1部分准备
第2部分在会议期间做笔记
第三部分记录
第4部分使用会议记录模板

在本文中：准备会议期间记笔记减少会议时间使用会议记录分钟18

您已当选或任命为委员会秘书。恭喜你！但是，您是否已经记笔记，准备和起草会议记录？无论您是将程序代码规则应用到协商程序集上，例如罗伯茨的《议事规则》或莫林代码，还是以自己的方式编写会议记录，您都必须遵循某些方法来实现卓越。

阶段

第1部分准备

熟悉公司的会议程序。 如果秘书必须起草正式报告，则最好查询要应用的程序代码，即 莫林码 或其他。在不太正式的环境中，确定要包括在会议记录中的内容以及如何使用它们。
- 作为报告员，您无需了解所有议事规则。但是，拥有一份守则副本或要求总统针对任何问题提供具体答案将非常有用。
- 熟悉角色。一些报告员不直接干预辩论，而其他报告员在参加讨论时做笔记。无论哪种情况，秘书都不得扮演其他重要角色，例如主席或主持人。
准备模型。 会议记录几乎具有相似的内容。模板可让您标准化您的会议记录，以便于查看。您还可以下载示例会议记录模板。请为以下所列项目留出足够的空间。
- 组织的名称。
- 会议的类型。是否召开例行的年度或每周一次的会议，委员会的小型会议或为特殊目的召集的会议？
- 日期，时间和地点。留出空间来记录会话的开始和结束时间。
- 会议主席或主持人的姓名以及秘书或候补委员的姓名。
- 清单 参与者 和缺席。实际上，它是出勤表。请注意是否达到法定人数，即出席人数是否是投票所需的最低人数。
- 给签名留一个空间。作为秘书，您将始终必须签署工作。当必须批准会议记录时，可能需要附加签名，但这取决于您公司的程序。
- 当天的订单（如果有）。如果您自己还没有起草议程，请会议的主持人或主持人给您一份副本，这对于组织笔记非常有用。
随身携带笔记本或笔记本电脑。 确保您对设备感到舒适。如果您经常写分钟，请为此配备一台笔记本电脑或在计算机上创建一个文件夹。
- 如果您已准备了上次会议的纪要，但尚未提交批准，请确保也与您一起洗漱。
- 录音机可以帮助您在几分钟后写下记录，但不会代替笔记记录。如果您在会议期间记录会议记录，请确保出席的每个人都同意。抵制诱惑，逐字逐句地复制参与者的陈述。
- 如果您学习速记，您会更快地记笔记，但是您无需复制参与者写会议记录时所说的一切。实际上，您必须避免这样做。
- 如果邀请您公开做笔记，请使用投影仪或活动挂图。仔细对笔记进行排序，以便您轻松地使用它们来记录会议记录。

第2部分在会议期间做笔记

分发时间表。 所有人到场后，如果有很多参与者，则散发一张或更多张纸。每个人都将使用它来写下他们的姓名和联系信息。该列表将用于填写会议记录的一部分，保留用于记录参加会议的人员的姓名。您还可以将工作表本身附在会议记录上。
- 如果您不认识在座的大多数人，请制定一个餐桌计划，并在要求所有人自我介绍时填写。记笔记时，请随身携带清单，以便在需要时按名字叫每个人。
最大限度地填充模型。 在会议开幕之前，输入组织名称，会议日期和地点以及会议类型，例如“董事会每周会议，委员会特别会议等”。 ”。会议开始时，记下时间。
- 如果您没有模板，请在笔记的开头写下这些信息。
- 如果会议是出于特定目的或在特定时间召开，请保留发送给与会人员的通知副本。您必须将其附加到编写后的几分钟。
写下第一个命题的结果。 大多数正式会议都以通过临时议程的建议开始。第一步将作为示例说明该过程。如果会议以不同的提案开始，则只需确保记录相同的相关信息即可。
- 议案的确切e以“我提议”开头。它通常意味着“我建议通过该议程。 “
- 提案作者的姓名。
- 投票结果。如果投票赞成，则写“动议通过”。
- 如果您不能准确地复制冗长的建议，则可以要求以书面形式提交。如果这是一个经常性的问题，则对于超过一定字数的投标，要求在正式程序中包括此要求。
- 如果您起草了议程，则您可以成为议案的提案国，同时可以担任会议秘书。只要您保持客观性，这就是完美的选择，因为在分钟内包括您自己的动作并非不相容。
保存会议期间提出的其他建议。 认真遵循程序，除非另有说明，否则请勿在会议记录中记录！提出新的议案时，记录相关信息。
- 请记住，每个提案应包括提案本身的条款，作者姓名和投票结果。
- 有些提案在投票之前需要其他参与者的支持。例如，如果有人说“支持议案”，请在几分钟内将该人的姓名记录为议案的共同作者。
- 如果您不知道提案发起人的姓名或需要再次听取，请礼貌地停止会议并提出问题。准确记录信息对于证明这种轻微中断足够重要。
- 如果更改了议案，只需在笔记中重申措辞即可。除非会议上引起了长期辩论的修正案引起争议，否则不必在会议记录中指出该提案已被修改。
听报告的介绍并索要副本。 每当朗读报告，时事通讯或类似文档时，请记录该报告的名称，阅读该报告的人员的名称或编写该报告的小组委员会的名称。如果有附加动作，则将其保存为其他动作一样。
- 但是，最好在会议结束时获得该文档的副本。向演讲者或主持人出示笔记以获取此副本。之后，您将在撰写报告后的每分钟附上一份报告的副本。
- 如果没有副本，请注意原始文档的存放位置。会议之后，您可能需要请求此信息。
- 如果参与者口头报告而不是阅读文档，请写出其陈述的摘要。不要讲究细节，也不要复制说话者的话。
注意已执行或已分配的操作。 这包括验证上次会议的决定的执行以及新行动的执行。有人委托写一封信吗？写下相关人员的姓名和归因于他们的行动。
- 根据您会议的正式程度，这些操作中有许多可能是建议。对于非正式会议，您将需要注意尚未明确制定的决定。
- 简要说明做出决定的原因（如果有）。
记录所有程序点和程序点。 每当对程序提出异议时，请注意整个异议及其依据，以及庭长做出的完整决定。
- 请记住，无论您应用法规还是组织的协议，都要包括对程序代码的引用。
知道何时编写讨论摘要。 仅在明确要求后才这样做。正式地，一份报告反映了事实而不是什么说。但是，您必须考虑组织的独特要求。
- 通过记笔记，在任何情况下都应努力做到客观。写出具体观点而不是感情。尽量减少形容词和副词的使用。您的目标是编写干燥，真实，有时无味的文档！
- 讨论摘要不应是主旨。因此，避免在辩论中提及发言人的姓名。当在激烈的辩论中，不道德的发言人可能冒犯某些人的敏感性时，这一点尤其重要。
在会议结束时关闭。 请注意会议的休会时间。切记拿起报告的所有副本或提醒人们将其发送给您。
- 查看笔记以确保所有内容都清晰无误，并且您没有忘记任何内容。现在是时候让参与者离开之前问您的问题了。

第三部分记录

尽快开始写作。 只要事件仍在您的记忆中，最好在会议后立即描述会议记录。
使用计算机输入会议记录。 如果在会话期间在便携式计算机上记笔记，则可能已经完成了此操作。保存您的笔记并开始一个新文档。通过将它们并排放置，可以将它们与分钟进行比较。
在段落中清楚地显示您的笔记。 每个新动议，新决定或程序问题都应在独立的段落中处理。在操作过程中，请检查：
- 您已经遵守了拼写和语法规则，即使您在必要时使用了拼写校正器，
- 您在整个e中使用了相同的时间（过去或现在），但从未在同一文档中从一个时间切换到另一个时间，
- 您是客观的，换句话说，您的意见永远都不会出现在会议记录中，因为您正在尝试创建针对所有人的客观文档，
- 您使用了简单而精确的词汇，并用适当的词替换了模糊的词，同时避免使用繁琐的表达方式，
- 您只提到采取的行动，而不是辩论，除非您被要求记录下来，因为您应该专注于事实而不是一直说,
- 为了清楚起见，您已经为页面编号。
将您的会议记录草稿分发给成员。 使用时间表上的联系信息将副本发送给每个成员。如果您没有联系信息，会议主持人应该能够将其传达给您。
批准会议记录。 可能会要求您在下次会议上大声朗读并提交以供批准。如果通过了动议，请注意会议记录已经通过。
- 如果在批准前对报告进行了修改，请进行更改，并在文档末尾注明已被修改，而未描述所做的更改。
- 如果在会议记录批准后提出了修订提案，请说明该提案的确切内容以及通过或拒绝该提案的决定。

第4部分使用会议记录模板

访问提供会议样本的站点。 这些模板将节省您的时间并避免错误。
花点时间查看您的网站。 利用每个人提供的可能性找到适合您的模型。
- 如果您需要特定类型的模型，例如当前模型或标准模型，请通过单击“下载”按钮或“使用模板”按钮进行研究并下载所选模型。确保将其保存在易于查找的位置，以免丢失。
访问文件。 现在，您已经完成下载，请解压缩文件并在“ Microsoft Word”或“ Excel”中将其打开。使用最新版本的“ Microsoft Word”可简化操作并提高质量。保持软件最新，可以使您更轻松地使用新功能。
在标题中添加您公司的徽标和版权符号。 从模板中删除示例徽标，并确保阅读下载网站的使用条款。您不想面对法律问题，是吗？
更改标题。 在标题区域中，突出显示“会议标题”，然后输入您的会议记录的实际标题。
更改文档的显示方式（可选）。 为了使模型更具吸引力，您可以更改颜色或选择其他主题。很简单：找到“布局”标签，然后单击“颜色和主题”部分。这样，您可以更改模型的外观，甚至可以选择与公司徽标匹配的颜色。
输入各部分的字幕。 应该有几个字段可以填写。您可能需要更多字段或更喜欢更改e。根据您的需求自定义它们。
将模板保存在笔记本电脑上。 因此，您可以在会话期间使用它来记录您的会议记录。如果您继续使用“ Microsoft Office”，事情将会变得越来越快，并且您将能够比以前更加组织和精确地参加会议。另外，您可以打印模板以记下手写笔记，但要确保有足够的空间来写必要的信息。
检查您的模型。 恭喜你！您的报告模型已完成。现在，您有了一个可遵循的模型来帮助您组织构想，因此您的生产率和准确性应成倍提高。与任何项目一样，查看模型的详细信息以识别不正确或缺失的项目。一切就绪后，您可以在下次会议上使用它。