如何组织示范

作者: Monica Porter

创建日期: 19 行进 2021

更新日期: 1 七月 2024

内容

阶段
第1部分：提前几个月准备
第2部分在两周前组织
第3部分活动开始前24小时
第4部分管理事件的运行

在本文中：提前几个月准备活动安排在活动开始前24小时的两个星期之前

您可能认为组织活动是一项艰巨的任务。如果您没有组织或计划意识，可能就是这种情况。但是请放心，因为从准备工作开始，我们将共同观察如何做，这可能持续数月，直到活动开始。

阶段

第1部分：提前几个月准备

定义事件的对象。 一两个关键词可以帮助您清楚地定义事件的目的并将其保持在上下文中。您打算培训您的社区成员吗？您是否要说服捐助者为您的某些项目提供资金？您想荣誉一些人还是一群人？力争最小化您的行动范围。无论您打算做什么，教育，说服或荣誉等，请回答以下问题： 为什么 您要组织这次活动吗？
- 以此作为使命宣言。您的成功框架当您清楚地知道自己想做什么时，您将更容易采取行动！
设定目标。 你想实现什么究竟？不是参加人数多少，或者即使活动将要举行，您希望它从活动中产生什么？有5个人反对您组织的新组成部分？收取1,000欧元？心态改变了吗？热情的听众？
- 通过组织活动来确定要完成的前三件事，并着重于使事情发生。您可能有财务目标，社交目标和个人目标。只取决于你！
收集志愿者。 您将需要一支具有不同技能的优秀团队。您的志愿者可以通过各种方式为您提供帮助，例如准备程序，邀请和海报，或者主持参与者并在活动结束后进行安排。换句话说，它们可以帮助您完成工作。如果可以的话，可以请志愿者来依靠！
- 确保经理和团队成员尊重您的工作时间表。协作可以使很多事情变得容易。当您要求他们伸出援助之手时，请从一开始就明确他们的期望和参与程度。
- 如果您不能雇用志愿者，请雇用一个团队！这完全取决于您正在组织的活动的性质。活动举办地的经理可以安排团队使用，否则，您可以通过临时工作机构。
准备预算。 您必须在预算中包括所有可能的支出，收入，捐赠和不可预见的支出。如果您没有预算，最终将得到一堆钞票，一个空的钱包，不知道最新的问题。从一开始就切合实际，避免在活动当天感到意外。
- 寻找降低成本的方法。您可以招募免费工作的志愿者吗？您可以选择便宜的家庭网站，例如您一个朋友的房子吗？请记住，一场简单而成功的比赛要比即将进行的比赛给人留下深刻的印象，但是那会变成一场惨败。
确定何时何地。 就是这样 最重要的 要做的事，就您的活动而言。什么地方和什么日期会让某人说：“是的，我会看到的！选择一个所有人都可以自由活动的时间，一个容易到达的地方以及您可以触及的地方！
- 查看您所在地区的活动日历并确定您的受众。如果您要针对那些将时间花在家里的人，那么最好的选择是白天在附近组织会议，也许提供托儿服务。但是，如果您是针对学生的，那么最好晚上在市中心举行会议。如果可以的话，去听众那里 已经发现.
- 当然，在某些情况下，您将被迫预订网站。请尽快与您将要使用的地方的负责人联系。不要忘记他可能和您一样忙！
考虑物流。 您需要一切后勤。停车的可能性是什么？残疾人有哪些出入途径？根据聚会地点的大小，您可以做什么？您需要什么设备？您还需要哪些其他物品，例如饮料，徽章，小册子，并需要其他费用？您需要多少人才能使活动顺利进行？
- 与您的团队一起考虑所有这些问题，并讨论问题的各个方面。您能预料到一些不可预见的事件并避免它们吗？有特别的客人要参加吗？您需要例外吗？
考虑营销和广告。 当您在看时，做一张海报。它必须包含日期，地点，时间，来宾姓名，活动的标题和主题或口号。由于您仍处于初步阶段，因此您可以花一些时间来解决这些细节。但是，快速进行临时记录以全面了解您的组织很有趣！
- 还要考虑其他传播信息的方式。安邮件吗？ Facebook或其他六个活动网站（更多信息）你需要什么前吸引参与者的活动以及您的需求是什么为赛事保持他们的兴趣？
组织起来。 暂时，所有事情都可能使您困惑，并且您不知道如何开始。深吸一口气并打开Excel。准备活动的临时日历。创建一些电子表格来组织您的想法。这似乎没有必要，但是您将在两个月内祝贺您完成这项工作。
- 对于每个活动，请准备一个有期限的时间表。写下合作者的姓名，并指定他们的任务和执行时间。因此，您可以组织和回答他们可能遇到的任何问题。

第2部分在两周前组织

确保一切正常。 设置活动的日期和地点，选择贵宾，员工，活动的主题和口号。有哪些可能引起问题的问题？在最后一刻可能会出现什么问题？此时，您必须完成所有详细信息。
与您的团队聚在一起。 获得您的预算，时间表等，并由团队成员和经理批准。现在是检查和解决所有问题的时候了。您的员工了解他们的工作了吗？他们对整个过程感到满意吗？
- 再一次与您的合作者和志愿者聚会，讨论任何可能的问题。这也是制定行动计划的最佳时机。
- 确保您的团队没有任何内部问题。与每个小组的领导人和成员以及您的志愿者保持联系。
将职责委派给您的一些协作者，并分配经验丰富的协作者来协调所有活动。 如果这是一个巨大的事件，请在一个负责人的监督下，请几个人协调多个活动。请记住，小组成员必须信任他们的小组组长。
- 在活动当天，考虑分配一个或两个人在他们到达现场时与他们见面并打招呼。原则上，接待委员会负责使大家振作起来，并给参与者以良好的感觉。
确保与事件相关的网站保持最新。 您可能在Facebook上，但是您可以使用其他几个站点来更好地宣传您的活动。 Eventbrite，Evite和Meetup是您需要考虑的三个最重要的站点。如果您还不了解它们，请立即上网！
- 当然，如果有的话，不要忘记自己的网站，博客或Facebook页面。您可以发送提醒，张贴图片以及管理您的回复请求（RSVP）。您越活跃，每个人都会越注意到您。
请代表们资助和赞助某些活动。 在接下来的几天里，您将不得不面对数笔费用，而且您将不会自掏腰包！至少收集一点钱来支付启动费用，例如租用房间和设备以及可能的餐饮服务。您可能需要支付某些费用或服务。
- 确保您具有适当的管理程序来接收，确认和计费所需的服务。您需要跟踪所做的所有事情，以便以后参考，这样可以更好地及早组织自己，特别是如果您的贸易伙伴做错了什么。
宣传您的活动。 准备小册子，刊登广告，通知媒体，直接邮寄，打电话，将团体发送给团体以及拜访潜在的参与者或赞助者。还有什么可以鼓励人们来的呢？请注意传播完整的信息，而这些信息几乎没有问题的余地。但毕竟，您还希望引起观众的好奇心！
- 定义您的目标受众。如果您想与老年人见面，就不会浪费时间发送他们 snapchats。前往参与者常去的地方，并使用他们熟悉的工具。力求易于访问且行为正常。
收集活动所需的一切。 例如，奖牌，游戏，小纪念品，奖品或证书。很多东西和小玩意可能会因缺乏经验而引起人们的注意，但是您知道每个角落和裂缝以及所有可能进入其中的东西。并且不要忘记桌子，椅子，音响系统，海报，桌布和所有这些重要的东西！
- 仅此一个问题就值得与您的员工进行整个工作会议。在发现5样东西（如笔，急救箱，电池，冰淇淋和扩展件）之前，请不要停止思考。您必须确保不惜一切代价，覆盖所有内容。
为自己组织所有. 安排拍照和录像。组织客人的动作。还安排食物和清洁团队。列表每天都可以延长，但这很正常，因为您正在组织活动！
- 照顾食物和点心。现在也该计划特殊设施，例如残疾人专用设施。还要检查一些参与者是否是素食主义者或有特殊饮食需求。
- 提供椅子，桌子，椅子，麦克风，扬声器，计算机，液晶投影仪（LCD），讲台和正确设置活动场所所需的所有设备。
准备要联系的人员列表。 您将需要电话号码，地址和所有员工。同样，准备VIP和您的供应商的清单。如果有人不在或迟到，这些列表将很有用。
- 假设您的宴会晚了吗？你知道怎么做吗？您拿走美丽的清单，然后给他们打个电话。他们真的认为您要去吗寻求这一百公斤猪肉好吧，没关系。您将清单交给François，然后请他随他的卡车前往指定的地址。就是这样！现在您知道了您必须要做的，或者停止使用它们，或者通过传达您的详细信息来更加精确！
与您的员工一起去活动的地方。 游览并仔细检查停车场，厕所，绿色房间，出入口的设置。查找附近的地方，您可以在其中进行复印或打电话或在紧急情况下进行购买。一言以蔽之，努力了解自己的地形。
- 同时与您的联系人交谈。他/她必须比任何人都更了解这个地方。您是否需要了解一个特定的问题？有时间限制吗？您是否必须在某些时候保持门关闭？上帝禁止在抗议期间进行例行的消防演习吗？

第3部分活动开始前24小时

保持冷静 您快到句子结尾了。保持思路清晰并保持正轨非常重要。您已经花了几个月的时间进行准备！一切都会好起来的。如果您保持冷静，您的团队将表现得像您，活动将在良好的条件下进行。而且，一切都会很快完成！
- 认真地说，您几乎快要结束句子了。您已经计划了一切，已经考虑了所有可能的问题。如果发生什么事情，您将克服困难。记住，没有人会怪你。一个嘈杂的客人，平庸的食物，不必担心太多，因为参与者知道您无法控制一切。所以，放松，一切都会好起来的。
与您的团队进行最后检查。 确保您已将活动的时间和到达方式告诉了所有人。您不希望活动当天所有员工都向您询问这个神圣的服务之门在哪里。
- 即使您没有收到问题，也要尽力评估员工的行为。他们对任务的描述满意吗？它们之间有气味吗？如果不是，请与他们讨论并尝试消除困难。也许有人会更乐于做其他事情或与他人合作。
检查所有收到的邀请和答案。 列出客人名单并向某人收费以计数在场人数。在大多数情况下，出席人数为不同做出回应的人中您可能已收到50个肯定答案，最后得到5个或目前有500人。因此，即使知道您已收到的回复数量，也要为极端情况做好准备！
- 当您在那里时，提醒您的嘉宾活动。很多人会说：“哦，是的，没错！是明天吗？您可以通过拨打简单的电话或发送SMS来避免疏忽。
前往场地并确保一切就绪。 房间干净整洁吗？是否安装了电子设备？是否进行了功能良好的测试？如果需要，可以提前安装设备吗？工作人员准备好了吗？
- 检查出席活动的人数是否足够。当然，拥有更多的人总是更好。您可能需要可以进行紧急比赛，接待嘉宾或解决突发事件的人员；或简单地喝咖啡。
准备参与者的工具包。 每个套件可能包括一瓶水，小吃，笔记本，钢笔，小册子和必要的信息。您还可以包括一些小回忆。真正的细节会促使参与者认为该活动的设计和组织得当。他们真的会认为您会照顾到两者！
- 可以保留给客人或您的员工，或两者兼而有之！谁不喜欢拿格兰诺拉麦片和一支笔？
编写脚本。 该列表包含根据时间表和房间分类的所有必要信息。准备重要活动的定时程序。表格的结构取决于您。尽量不要加载它以便于阅读。
- 如果您真的很挑剔并且非常勤奋，则可以确定几个脚本。发言人可能会要求您提供其他发言人的名单及其位置和时间表。您的团队将需要设备清单，清洁操作时间表和规则。如果您有时间准备它们，这些列表可能会很有用。
准备活动期间要采取的措施的清单。 如果您在那里，所有事物都在那里，每个人都在那里，那将是一场灾难，您突然意识到自己已经忘记了在家喝咖啡的1,200个酒杯。你会毁了一切。因此，制作清单并随身携带您所需的一切！
- 如果事情容易累积，请为团队的每个成员分配特定的任务。因此，在活动当天，您将不会浪费时间左右奔跑，避免出现危机。俗话说，多两只手可以减轻负担。

第4部分管理事件的运行

与您的员工和志愿者一起早于活动现场。 检查每个人都在场并确保电子设备正常工作。有没有最后一刻的问题？如果您还有时间，请分发饮料，告诉他们一些鼓励的话，然后休息一下！你应得的。准备好了
- 确保组织者佩戴有特色的徽章或其他徽章，以便参与者在需要时可以轻松找到它们。有时仅靠疲倦是不够的。
安装所有内容。 由内而外。您是否必须将气球悬挂在邮箱或角落的广告牌上？您如何看门和正门大厅？如果参与者必须走过一条复杂的路，请尽可能多地放置标志以更好地引导他们。
- 不要忘记非常有用的欢迎标语和内容丰富的标语。请记住，使参与者更容易找到事件的位置。不用说！
- 安装接待和登记台。到达现场后，参与者应注意自己需要进行自我指导。否则，他们可能会转圈而感到不适。您还记得我们之前讨论过的接待委员会吗？在入口处放置一个人来招呼参与者并回答他们的问题。
- 发布音乐！它可以消除任何原本会增加情绪的尴尬。
确保重要的人知道这些事件。 如果演讲者迟到，请调整您的时间表并通知有兴趣的人士。如果用餐时间长于预期，则必须提醒他们程序更改。事情很少能按计划进行，所以一定要在变化发生时通知人们。
拍照吧！ 您可能想保留事件的回忆。看到有人带着照相机走来走去会激发参与者的兴趣。不要忘记赞助商的旗帜，您的旗帜，入口，接待处等。也许明年就可以使用它们！
- 如果可能，请您的一个朋友或专业摄影师照顾所有这些细节。在那里，您有足够的工作要做！但是您必须照顾好客人，所以请别人照顾照片等。
提供纪念品。 您的参与者可能通过参加您的活动中学到了一些东西，而您希望他们离开去思考某些东西或提出问题或考虑采取行动。因此，分发传单或他们可以随身携带的物品，以给他们一些想法行动活动结束后。
- 记住要创建一个论坛以提供反馈。让参与者有机会跟进，说出他们的想法，提出改进建议并分享他们对下一次活动的愿望。当然，它们如何简化！
清洁接待区！ 抬起电表，拿起横幅，取出桌子等。将地点恢复为原始状态，就像在活动之前一样。如果您租了房间并想回来，这一点尤其重要。业主可能会向您收取费用，否则您可以避免。划分任务以使操作尽可能容易。
- 检查当场没有遗忘任何贵重物品，如果是，请设置失物招领处
- 请事件负责人注意该事件可能造成的损失。诚实和直接最好。
- 照顾好垃圾并尽力而为。清洁服务将解决此问题。
请注意因举行活动而产生的所有任务。 实际上，这取决于所讨论事件的性质。可能您没有太多事情要做，但是最终您还会得到一长串要感谢的人和需要管理的秘诀。从这里开始一些想法。
- 感谢所有团队成员，志愿者和赞助商。没有他们，您不可能举办活动！
- 更新并完成您的帐户。此任务必须尽快完成。最好尽量减少细节。
- 为所有为您提供帮助的人组织一次感谢酒会，您的员工必须感激不已，您的捐助者也认为他们参与了良好的事业。
- 给有关人员纪念品或小册子。
- 分发给赞助商和有关人员，分享他们在食谱中的份额。
- 将活动的照片发布在您的网站上。
活动结束后组织一次评估会议，以改善您的组织。 既然您已经完成了所有事情，那么您是否可以做些不同的事情？哪些事情运作良好，哪些无效？您同意再次组织这样的活动吗？你学到了什么？
- 如果您收到反馈，请考虑这一点。如果您的客人不愿意，请您的员工来做！他们如何看待这次活动？至少，他们欣赏自己吗？当然，因为他们有格兰诺拉麦片棒和一支笔，不是吗？