如何接我老板的电话

内容

• 阶段
• 第1部分：通过电话练习专业礼节
• 第2部分与您的主管讨论
• 第3部分：在工作时间以外接听电话

从老板那里接电话有时会引起焦虑，尤其是当这常常使您紧张并失去信心时。接听老板电话的最佳方法是始终在电话上练习专业礼节，并时刻准备接受任务并回答与工作有关的问题。

阶段

第1部分：通过电话练习专业礼节

1. 
   

   
   接听电话。 拿起手机前，让电话响两到三遍。这会给他一种印象，即您很忙并且表现良好。太早接听电话，给人的印象是您不太忙或根本不做任何事情，等待太久才表明呼叫者不是您的优先事项。
   • 请记住，无论您何时打电话给专业人士，都应在每次处于专业设置时都应用此规则。仅当老板尝试通过电话与您（包括您的同事，客户和供应商）进行电话联系时，才不要这样做或不应用其便利性规则，如果您的行为适当，他们会更容易接受。此外，您永远无法确定您的雇主何时会从另一行打给您。

2. 
   

   
   专业地向他打招呼。 接听电话时，请努力使自己尽可能专业和愉快。例如，如果您的同事或雇主打电话给您，请说：“ Jean Poisson在这里。有什么可以帮您的吗？ “
   • 如果您在一个有多个部门的大型组织中工作，请在问候语中指定一个或多个部门的名称。说，“这里是商务部的让·泊松（Jean Poisson）。我能为您做什么？ “
   • 从外线接听电话时，即使您认为老板可能正在打给您，也请输入您的公司名称。例如，说“你好！在这里进行ABC服务，让·泊松前往装置。有什么可以帮您的吗？ “

3. 
   

   
   吞下食物或吐口香糖。 在拿起电话之前最好做到这一点，但是如果您不能按时完成，请以最谨慎，最安静的方式完成操作。与口香糖或口中食物交谈是不适当的，并且会产生不良的自我形象。对话者会更好地意识到这一点。

4. 
   

   
   
   
   清晰，直接地对着麦克风讲话。 这将帮助您避免与主管之间的沟通问题，这些问题以后可能会引起问题。此外，如果老板由于声音问题或音频质量差而无法与您交流，也会感到沮丧。
   • 还记得在接听电话时和说话时微笑。包括您的老板在内的大多数呼叫者都将知道您正在用自己的声音和语调微笑。这将对您的老板产生积极影响，特别是如果您从事与销售和客户服务相关的行业。

5. 
   

   
   全力以赴。 与老板通电话时要非常小心。即使这是他先前给您的任务，也请停止所有操作。准备好听他对您说的话。
   • 通常，与老板沟通时，避免被外界因素分散注意力。例如，如果您的一个同事在打电话时进入您的办公室，请礼貌地告诉他您现在无法与他交谈。

第2部分与您的主管讨论

1. 
   

   
   做笔记。 和他聊天时，带上笔记本并做好记笔记的准备。这样做可以让您随时准备记录对话期间他想与您交流的任何重要信息，例如：时间，日期，地址或特定任务的说明。这也将使您写下您想问他的所有重要问题。
   • 始终记得在办公桌上，顶部抽屉中或容易接近的地方放记事本和笔。在附近拥有笔记本电脑将使您每次拨打预定或计划外的电话时都能记录下重要信息。
   • 如果您手边没有笔记本，但坐在电脑前，请打开空白页或Word文档，并像使用笔记本一样做笔记。但是请注意，他将能够听到您键入的声音，因此请非常小心并仔细聆听，这样他就不会想知道键盘的声音是否确实与您的对话有关。

2. 
   

   
   
   
   保持冷静 深沉地呼吸片刻，并根据需要喝一些水以使您平静下来。很容易在电话上识别出焦虑的人，尤其是当她呼吸困难或发抖，犹豫不决时。保持镇定也可以使您更加自信并控制局势。
   • 如果您知道您的雇主很快就会打给您，请在接听电话之前走一下一点，以摆脱焦虑。起床并在您的办公室或服务中走一点，它将为您提供帮助。只需确保及时拨回电话即可。
   • 如果您需要在通话之前或通话过程中快速冷静下来，请深呼吸。尽可能缓慢地通过鼻子吸入四到五秒钟。屏住呼吸三秒钟，然后再轻轻呼气四到五秒钟。吸入氧气将帮助您缓解紧张情绪，并使您的头部清澈。

3. 
   

   
   始终练习主动聆听。 由于他不会面对您说话，因此务必清楚了解他在电话中告诉您的所有内容。不要犹豫，请他重复并解释您没有听到或理解的事情。
   • 实际上，即使您了解他的指示，也要不时要求澄清或确认一些细节。挂断电话之前，只需尝试用自己的话语总结您的说明即可。通过练习积极的聆听，您将向他表明，您会孜孜不倦地聆听他的声音，而且很专业。

4. 
   

   
   简短地回答他。 不要绕过灌木丛，直指问题并直接回答他。这样给人的印象是您已经做好充分的准备，并且可以使您的老板专注于呼叫的目的而不会太分心。在大多数情况下，您的老板很忙，只打电话给您，因为他要您的一些具体信息。除非他特别要求您提供所有详细信息，否则请给他确切的内容。
   • 再一次，这并不意味着您不需要在需要时进行澄清。您的雇主肯定很忙，但是现在花更多的60秒时间问您的问题，而不是花很多时间与老板纠正错误。如果您有很多问题要问，但又没有足够的时间问，请问您的领导者您是否可以与某个特定的同事取得联系，或者查阅书面文件以获取更多信息。

5. 
   

   
   进行点头。 在整个对话过程中都要这样做。口头点头是诸如“是”，“同意”，“我理解”和“我明白”之类的陈述。它们都表明您正在积极聆听。
   • 当然，这些口头表达应该在谈话中的适当时间进行。在进行说明或解释后，请稍等片刻。

6. 
   

   
   在整个通话过程中要保持积极态度。 积极主动的态度向您的老板表明您充满自信，能干并且不怕面对工作挑战。例如，如果他叫您讨论问题，请与他谈谈可以实施的可能解决方案。
   • 即使他批评您的工作或态度，也要尽可能接受。通过用您自己的话进行总结来接受批评，然后讨论如何解决。您可以诚实地表达对未来发展的担忧，但要避免为过去的错误或问题找借口。
   • 当您要表达自己的疑虑或解释过去的问题时，请使用代词“ I”而不是“ you”来表达您的句子。这样一来，您的领导者就不会置身于防御之中，不会对您做出消极回答，也不会激怒您。例如，如果他叫您与您讨论无法按时完成的任务，请说“我在收集必要的信息时遇到了麻烦”，而不是说“您没有及时给我必要的信息”。

7. 
   

   
   感谢他。 记住要感谢您的厨师抽出宝贵的时间给您打电话。尽管他是打给您的人，而不是反过来，但感谢他给您打来的电话是向他表示感谢的一种好方法，感谢他或她给您的时间。例如，说：“我知道您很忙，谢谢您抽出宝贵的时间给我打电话。 “
   • 每次您的主管打电话给您时，尤其是当他表达您的疑虑，批评您的工作或解释一个项目时，都要这样做。目的是向您展示您多么渴望完成给您的任务，并感谢他或她给您的时间，这是一种认识到他的电话会帮助您顺利完成工作的一种方式。

第3部分：在工作时间以外接听电话

1. 
   

   
   如果可能，接听电话。 如果您的老板在下班后打电话给您，请接听并与他讨论是否不影响您的其他优先事项。如果您在这个职位上的时间不足六个月，那么这样做就显得尤为重要。
   • 您愿意在正常工作时间后与老板沟通，这将显示您对业务和工作的投入。
   • 如果您在他给您打电话时不能回答他，请尽快给他签名。理想情况下，您将听到剩下的声音并尽快回电。根据公司的文化和电话的性质，您应该能够通过发送电子邮件或电子邮件来解释为什么如果您不能给他回电就不能接他的电话。

2. 
   

   
   回顾您的企业文化。 在某些公司中，雇主要求雇员通过电话和电子邮件保持联系，而不管时间或日期如何。尽管这似乎不公平，但是如果您想继续努力，仍然需要接受它作为公司文化的一部分。
   • 如果您不知道要遵循哪些规则，请与您的同事保持联系。您可能会了解到，您可以等待几个小时才能做出响应，或者每个人都立即做出响应。找到正确的信息并应用它。

3. 
   

   
   保持积极态度，并根据情况采取行动。 即使在工作时间以外，在聆听您的雇主时也要始终保持礼貌和积极。也就是说，在决定如何应对之前，您必须单独查看每种情况。
   • 例如，如果您的雇主批评您或给您有关工作的指示，请在交谈中做笔记，但在通话结束后不要犹豫，继续进行专业以外的活动。如果他给您的任务不紧急，您可以将其搁置并在正常工作时间内执行。
   • 另一方面，如果是紧急情况，则必须根据老板的意愿，将自己放在同一时间并解决问题，不要浪费一秒钟。

4. 
   

   
   评估您的工作满意度。 老板不能合理地期望您每周7天，每天24小时都可以为您服务，但是不能保证他的期望是合理的。如果您的老板下班后定期打给您，让您感到不舒服或焦虑，请考虑另谋高就。
   • 如果您知道您的雇主会在几个小时后打电话给您，请关闭手机，但除非您有工会，否则您随时都可能被解雇。如果您的老板注意到您下班后没有接听他的电话或为此退回您，他/她可能会撤回。