如何编写进度报告

作者: Roger Morrison

创建日期: 23 九月 2021

更新日期: 19 六月 2024

内容

阶段
第1部分开始流程
第2部分撰写报告
第三部分避免常见错误

本文内容：开始流程减少报告避免常见错误

进度报告对于管理专业或学术项目非常重要。此外，它们将帮助您更好地将您意识到的项目进度告知上级，同事或客户。您的报告应指定完成的工作以及完成项目所需采取的步骤。

阶段

第1部分开始流程

确定报告的目的。 出于某些原因，可能有人会要求您描述进度报告。显然，在大多数情况下，这是要显示您完成特定项目所取得的进展。但是，您将需要更加仔细地考虑您的目标。
- 有关计划或研究项目进度的报告与有关专业项目的报告会稍有不同。在这种情况下，系统会要求您提供信息，而不必考虑其他因素，例如成本，但情况并非总是如此。
- 给客户的报告将不同于为上级撰写的报告。无论哪种情况，您都需要考虑编写报告的原因。
确定您的读者群。 设定报告目标后，您将需要选择读者所需的信息，并将其包括在e中。不论提出什么主题，进度报告计划实际上都是相同的。但是，您将需要考虑项目的特殊性。
- 您的读者与该项目有什么关系？该项目对他们有什么影响？例如，如果是您的上级还是客户，那么这种影响就会有所不同。
- 想象一下，读者在阅读报告后将做出的决定。例如，可能有后勤，融资或期限。
- 确定读者需要哪些信息来参与该项目并有效地遵循它。您的读者需要了解哪些技术方面的内容？他们是否习惯于有关活动中使用的行话？
寻找与观众交流的最佳方式。 进度报告不仅仅是传递给主管或老师的书面文件。视情况而定，可以采取各种形式。
- 进度报告可以是在每周或每月的工作会议上进行的口头陈述。
- 它也可以采用定期发送给同事的电子邮件的形式。
- 您还可以决定撰写回忆录并向您的主管致辞。
- 通常，您将为客户或政府机构撰写正式报告。
请咨询您的厨师。 除非您已经写过此类报告，否则在这种情况下您应该了解所有有关此问题的信息，请尝试从上级那里获取最大的信息。您的公司可能需要特定的介绍，在这种情况下，您必须遵守。
选择报告的语气。 所有进度报告不一定都是正式的。实际上，给同事或直接主管的内部报告通常是轻松写的。这就是为什么您需要与领导者核对他对报告的期望。
- 如果是给客户或论文审查委员会的报告，建议采用正式语调。
- 但是，正式或非正式的语气都没有关系，因为主要的事情是要清晰，准确和诚实。

第2部分撰写报告

选择文档的演示文稿。 在开始撰写之前，您需要选择合适的演示文稿并设置报告的内容和基调。
- 您可以使用项目符号列表。此方法使您可以清晰地呈现信息。读者将能够轻松浏览您的e以获得必要的信息。但是，对于中期报告，这样的清单可能缺乏形式主义。因此，如果该报告适合您的部门主管，则最好使用摘要。但是，如果您与同事交流，请选择电子邮件。
- 还请记住包括图表或表格。如果您要为要获得资金的项目编写进度报告，或者要向读者证明已收到的资金是合理的，则这尤其重要。
在段落中整理您的e。 良好的进度报告应尽可能清晰。最好将您的e分为几段，以对同一问题进行分组信息。
- 为了使您的内容更加清晰，请考虑添加字幕，以便读者对每个部分的内容有所了解。如果他们对某个点特别感兴趣，他们将可以直接访问该点。
写标题。 通常，如果在接下来的页面中显示文档，则标题会放在第一页的顶部。同样，这将取决于您的公司或大学制定的演示规则。因此，请在适当的时候进行必要的检查。
- 标题必须包括日期，即报告的提交日期，收件人的姓名和职能，作者的姓名，职能和报告目的。
输入简介。 本节位于标题之后。通常，可以将其斜体以使其与其他e区分。它用于概述项目及其进度。您将介绍进度和已实现的目标。
- 确保包括报告主题。还介绍该项目，并回顾它是其进度的更新。
写下您的e的正文。 这部分可以分为几节和小节。实际上，它实际上只是更详细的介绍。检查它的内容并将其充实。
- 指定自上次报告以来已完成的任务以及正在进行的任务。
- 分析遇到的问题，需要回答的问题以及可以保留的解决方案。
- 唤起并证明项目期间发生的更改。
- 您可能还需要包括其他项目，例如人员流动，成本超支，延误，获取文档困难或计算机和安全问题。
进行项目的下一步。 本节是报告正文的一部分。它将帮助读者了解该项目的其余阶段。不要忘记提及可能影响预算，管理或项目完成期限的问题。
- 最重要的是，不要忽视项目期限的任何变化。
- 避免减少问题。但是，不要不必要地担心读者，也不要承诺您将无法遵守。
输入工作总小时数。 您必须显示您和您的团队在项目上花费了多少时间（如果有的话）。您的读者会知道，您的工作很努力，无论是您的直属经理，您的客户还是可以给您钱的政府机构。

第三部分避免常见错误

注意不要偏离主题。 只要您遵守上述要点，您的写作将是正确的。力求不要通过处理边缘问题来摆脱话题，即使它们很有趣。
- 例如，如果您的项目是为艺术活动的志愿者组织而设计的，则您可能会倾向于对可悲的艺术资金状况进行分析，但这并不能真正帮助您确定项目的进度。
很简单 一份中期报告旨在介绍您所取得的进步，而不会淹没读者，使您措手不及。您需要做的只是专注于项目的进度，需要采取的步骤以及需要进行的更改。
- 根据报告的收件人，可能会要求您不要超过一定数量的单词。一个好的规则是尽可能简洁地呈现必要的信息。
避免过于含糊。 请确保阐明项目的当前状态。例如，避免说“我们正在为艺术活动筹集资金”之类的话。相反，以更明确的方式显示您的信息：“由于这些不同机构提供了两笔5,000欧元的赠款，我们只需要2,000欧元就可以实现我们设定的目标12,000欧元”。
删除扩展表达式。 请记住，您要编写清晰简洁的报告。显然，请尽量避免使报表中没有任何内容的表达式混乱。例如，诸如“彻底的灾难”或“压倒性的成功”之类的词太激动或太模糊，以至于不能包含在给客户或董事的报告中。
引用您的资源。 正确识别报表中嵌入的信息，数据和图形的外部来源。您可以添加一个页面，在其中指明这些来源。