如何编写变更管理计划

内容

• 阶段
• 方法1：编写计划以管理组织更改
• 方法2：跟踪对项目的更改

变更管理计划有两种。一个解决变更对组织的影响并促进过渡。第二个有助于跟踪对单个项目的更改，从而清晰记录产品或项目范围的更改。这些计划是关于清晰，准确地传达需要做的事情。

阶段

方法1：编写计划以管理组织更改

1. 
   

   
   显示进行更改的原因。 列出导致做出更改决定的因素，例如性能不佳，新技术或组织任务的更改。
   • 一种方法是描述业务的当前状态以及该计划旨在创建的未来情况。

2. 
   

   
   定义更改的性质和范围。 简要描述项目的预期性质。确定这是否会影响职位，流程变更，政策变更或组织结构。列出部门，工作组，系统或任何其他可能需要调整的组件。

3. 
   

   
   描述利益相关者的支持。 列出计划中涉及的所有利益相关者，例如，分支机构，任务负责人，支持者，消费者或受变更影响的员工。对于每个部分，请指定利益相关者是否支持要进行的更改。
   • 记住要草拟一张表格，以清楚，简洁地说明这些信息。对于每个受影响的方，请评估以下数据的优先级（高，中或低）：意识，支持水平，影响力。
   • 如果可能，进行一对一的访谈以评估利益相关者的支持。

4. 
   

   
   组建一个团队。 该团队将负责与所有利益相关者进行沟通，倾听各种问题并确保操作在最佳条件下进行。选择在业务上非常可靠并且具有良好沟通技巧的人员。
   • 您应该聘请高级管理人员作为推销员。强调这将是促进变革的积极工作，而不仅仅是批准计划。

5. 
   

   
   
   
   与管理层一起制定方法。 获得公司的所有支持对于成功运营至关重要。允许所有高级经理对所做的更改发表评论，并相互协作以在该项目中发挥积极作用。

6. 
   

   
   为每个演员制定计划。 对于每个利益相关者，包括那些支持项目的利益相关者，都要评估所涉及的风险和问题。委托负责团队解决这些问题。

7. 
   

   
   制定沟通计划。 沟通是这一过程的关键要素。经常与有关各方进行沟通。强调要进行更改的原因以及将产生的好处。
   • 演员应该收到一对一的双向交流。面对面的会议至关重要。
   • 沟通必须来自首席管理层的发起人，每位员工的直接主管以及行为者信任的任何其他发言人。所有通信都必须通过连贯。

8. 
   

   
   注意任何阻力。 变革总是存在阻力。这是在个人层面上发生的，因此，您必须与利益相关者进行亲自沟通，以发现这些抵制的原因。请注意投诉，以便管理团队可以对其进行补救。这些问题通常包括以下几点。
   • 没有动力，也没有紧迫感。
   • 不了解总体情况或需要更改的原因。
   • 缺乏参与过程。
   • 有关工作稳定性，未来角色或未来职位所需的要求和技能的不确定性。
   • 管理层未能满足有关变更或沟通实施的期望。

9. 
   

   
   
   
   克服障碍。 您必须通过加强沟通或更改策略来回应索赔。其他声明可能需要补充方法，您可以将其包括在计划中或外包给管理团队。检查以下哪个选项最适合您的组织。
   • 对于职位或流程的任何变化，培训员工都是重中之重。
   • 如果您计划的过渡期尽可能顺利，请安排会议或增加员工福利。
   • 如果利益相关者没有动力，请向他们提供激励。
   • 如果他们感到与项目脱节，请安排一次会议以收集反馈并查看计划的任何更改。

方法2：跟踪对项目的更改

1. 
   

   
   定义角色。 列出将为此项目分配给每个角色的角色。描述每个角色所需的职责和技能。至少要委派厨师团每天执行更改，并委托发起人跟踪所有进度并做出重要决策。
   • 对于大型公司中的大型项目，您可能必须在具有专业知识的多个人员之间分配角色。

2. 
   

   
   设置控制委员会。 IT项目通常包括一个变更控制委员会，该委员会由每个利益相关者组的代表组成。该委员会将负责批准请求，而不是特派团团长，并将决策传达给利益相关者。这种方法非常适合具有多个利益相关者的项目，并且可能需要频繁地重新评估核心目标。

3. 
   

   
   创建一个流程以应用请求。 团队成员确定进度后，如何将其从构想变为现实？根据小组的同意，在此描述此过程。这是可能的样子。
   • 团队成员必须填写一份申请表，并将其发送给项目管理局。
   • HOM应该在请求日志中输入表单中的信息，并在考虑或拒绝请求时更新此日志。
   • 经理要求团队成员写出更具体的计划并估算所需的工作量。
   • 特派团团长将该计划发送给发起人，以供其采纳。
   • 所做的更改。利益相关者经常被告知进展情况。

4. 
   

   
   创建申请表。 表单中必须包含以下数据，并且必须将其输入更改日志中。
   • 更改请求的日期。
   • 项目经理分配的请求数。
   • 标题和说明。
   • 填写表格的人的姓名，电子邮件和电话号码。
   • 赋予每个请求的优先级（高，中或低）。对于紧急更改，您可能需要特定的截止日期。
   • 产品和版本号（用于IT项目）

5. 
   

   
   添加其他信息。 变更日志还必须能够跟进已做出的决定并密切监视其执行情况。除了申请表中的信息外，您还需要保留以下空间：
   • 批准或拒绝申请，
   • 批准或拒绝申请者的签名，
   • 实施更改的时间范围，
   • 更改将结束的日期。

6. 
   

   
   跟进重要的决定 除变更日志外，该项目还可受益于重要决策的记录。从长远来看，该语句可以使您更轻松，或者有助于跟踪在管理方面进行了一些更改的项目。该文件还可以用作客户或理事机构的沟通指南。对于每个按时进行的更改，项目的范围或要求，优先级或要采用的策略均包括以下信息。
   • 项目发起人。
   • 做出决定的日期。
   • 决定背后原因的摘要以及达成这些决定的方法。请在此过程中包括所有相关文件。