如何组织研讨会

内容

• 阶段
• 第1部分准备工作坊
• 第2部分准备工作坊
• 第三部分驾驶研讨会
• 第四部分评估研讨会

总体而言，了解如何举办研讨会对于教育者，商业领袖，科学家和专业人员而言非常重要。精心准备的讲习班可以使参加者获得新的技能，信息和个人成就感。理想的研讨会还使参与者有机会以积极的方式进行互动和学习。

阶段

第1部分准备工作坊

1. 定义您的研讨会的目的。 无论您是学习新技能，传递信息还是提高知名度，了解您的工作室目标都很重要。您想传达给参与者什么？通过此分析，您可以确定几种特定的技能，在研讨会期间要涵盖的特定主题，或者只是想在家中激发灵感的感觉。仔细思考您想完成的目标以及为什么您认为这个目标很重要。这里有一些例子。
   • 学习写有说服力的求职信。
   • 学会向病人宣告坏消息。
   • 学习5种说服不愿学习课程的技巧。
   • 了解如何创建有效的PowerPoint演示文稿。

2. 
   

   
   确定您的受众 您的研讨会参与者会彼此认识还是陌生人？他们是否已经了解您的研讨会主题，或者对这个主题是全新的？他们是否选择参加您的讲习班，或者这是强制性专业培训的一部分？回答这些问题，以便您更好地准备您的研讨会。
   • 例如，如果参与者已经相互认识，则可以更快地设置小组活动。如果他们根本不认识对方，那么您将必须打破僵局，并鼓励他们向其他人介绍自己。

3. 
   

   
   计划您的工作室。 计划在早上或午后举行。确实，在这些时段中，您的参与者会更加清醒和警觉。您希望您的参与者保持活跃并参与您的活动。如果可以的话，请避免在一天结束时安排工作坊，因为参与者可能会很累并且急于结束他们的一天。

4. 
   

   
   赢得知名度。 分发传单或悬挂海报，您还可以联系企业和您所在行业的企业以获取知名度并吸引更多的参与者。拥有醒目的标题可以帮助您，但也可以简要介绍您的研讨会主题以及其重要性和必要性。规划图像和图像的组合以吸引潜在参与者的注意力。

5. 
   

   
   
   
   招募参与者。 您的研讨会平均应有8至15人参加。这不是会议。并且您需要有一个足够小的小组，以便每个人都可以提出问题，测试他们的技能并与其他参与者一起工作。但是，您的研讨会必须有足够的参与者才能发挥作用。这就是为什么8至15人的团队是理想的。
   • 有时您将无法选择参加者的人数。如果您有很多参与者，请找到不为人知的创意提示。例如，一组40人可以分为5个较小的组，每组8个参与者。您还可以从协调人那里获得帮助，这些人将帮助管理更大的团队。

6. 
   

   
   准备您的参与者。 一些研讨会需要参与者做一些准备。例如，他们将必须阅读新闻报道，准备新闻报道或重新阅读其他参与者的作品。如果他们在举行您的讲习班之前要做家庭作业，请不要忘记指定作业并给他们尽可能清晰的说明。
   • 如果您希望参与者在举办研讨会之前投资于您的研讨会，那么您的指示必须严格。指定他们将在何时何地返回作业。他们需要手工退回副本还是仅通过电子邮件发送他们的作品？

7. 
   

   
   优先考虑您的目标。 大多数讲习班时间有限。它们可能持续不到30分钟，或者持续几天。无论研讨会的时间长短，您都有一定的时间将您的知识传授给参加者。不要想在短时间内变得全面，而应该考虑要传达给听众的基本知识和技能。这些必须构成您的研讨会的核心。

8. 
   

   
   准备几种学习技巧。 成人以不同的方式学习：通过练习或多种方法在视觉，口头上学习。请记住，您不一定知道参与者的喜好，因此您必须提供不同的学习材料。根据讲习班的主题和目的，提供讲义，视听帮助，计算机课程和角色扮演。

9. 
   

   
   
   
   准备分发卡。 相关阅读材料，案例研究，关键术语列表和测验可以分发给您的参与者。最好在上游进行准备。您将能够避免拼写错误或注意错误。不要忘记使用可读的字体。给每个文档起一个标题和日期，以便您的参与者将来可以对其进行分类和重用。
   • 如果您有很多阅读要与参加者分享，则可以在研讨会之前进行分发，以便他们准备。
   • 如果您打算分发多个文档，则还可以为您的参与者提供活页夹或文件夹，以便可以更轻松地存储它们。如果这不是您第一次参加此研讨会，也可以将其编成一本小册子，分发给听众。

10. 
    

    
    整理视听媒体。 如果要投影PowerPoint演示文稿，视频剪辑或音频剪辑，则需要事先准备。在家里对其进行测试，以确保它们可以正常工作。另外，请确保您在研讨会期间使用的材料上的格式清晰易读。
    • 您也可以与负责您的车间所在房间的技术人员交谈，以验证设备是否正常工作。例如，并非所有的投影机都与Macintosh计算机兼容。有些房间没有扬声器等。检查可用的设备是否与要使用的技术兼容。

11. 
    

    
    整理您的计算机支持。 如果您的参与者必须在他们的计算机上回答问卷或参加在线论坛，则必须在研讨会之前准备这些材料。还要计划参与者是否将带上自己的计算机，在这种情况下，请不要忘记通知他们。
    • 如果您的参与者必须遵循Internet上的某些活动，请不要忘记询问技术人员是否可行。您必须确保房间配备了无线互联网连接，并且不要忘记询问密码。

12. 
    

    
    招聘人员。 例如，根据您要组织的研讨会的主题和规模，您将需要专家，执行者或助手。专家可以介绍一种新的医疗技术，演讲者将可以分享与您的研讨会主题相关的轶事，而助手将帮助您陪同大量参与者。如果您在驾驶工作室方面需要帮助，请考虑提前招募它。您准备的越多，您的工作室的质量就越高。

13. 
    

    
    计划您的小组活动。 一组参与者之间的互动会影响一个良好的研讨会与否之间的所有差异。这样，您可以计划适合您研讨会目标的集体活动。不要忘记指定这些活动是成对，小组还是与所有参与者一起进行。提供足够的机会让每个人积极参与。以下是一些小组活动的例子。
    • 辩论。将您的参与者分成两组，每组都有捍卫职位的任务。
    • 想一想，比较股。向您的参与者提问。让他们单独思考，然后与合作伙伴进行互动，最后与小组的其他成员分享他们的发现。
    • 问答环节。如果您需要提供很多信息，请让他们有机会向您提问，让他们参与进来。您可以自己回答，也可以建议其他参与者给出答案。
    • 角色扮演。让每个参与者在将他们刚刚掌握的新技能付诸实践中发挥作用。
    • 反思会议。建议您的参与者集思广益。将它们写在活动挂图或大张空白的纸上，然后建议在场的人贬低其结果。

14. 
    

    
    不要忘记休息。 当我们有机会短暂休息时，我们通常会更加专注于必须完成的任务。您的参与者也将能够更轻松地记住他们的新知识。因此，请计划至少每小时5分钟的短暂休息。您与参与者的时间将减少，但是您留下的参与者将提高生产力。

15. 
    

    
    避免挤塞。 您计划的活动可能比您原先想的要花费10％到20％的时间。例如，如果您计划在问题和答案上花费10分钟，则该会话实际上可能会持续12分钟。为您要涵盖的每个重要活动或主题留出足够的时间。避免过度挤压，因为这样可能会导致参与者迷失或沮丧。
    • 如果您担心研讨会太早结束，则可以计划一些其他活动以增强参与者的体验。如果您有时间驾驶它们，那就太好了！否则，这将不是戏剧。

16. 
    

    
    考虑加油。 研讨会需要大量的精力和精力。为了确保您的参与者处于最佳状态，您可以计划健康的饮料和小吃。理想情况下，这些零食的费用将包含在参与者或授权您领导研讨会的组织捐赠的总金额中。不要用自己的钱支付这些费用。
    • 尽量避免过胖或过甜的食物。这些给出了短暂的能量峰值，但是很快就会下降。您的参与者可能会感到疲倦或分心。相反，应计划均衡的零食，例如水果，生蔬菜，鹰嘴豆泥或全麦面包。

第2部分准备工作坊

1. 
   

   
   提前到达。 留出足够的时间来准备房间并感到舒适。在研讨会开始之前，有时您必须与技术人员，餐饮服务人员或团队成员进行交谈。提前花点钱计划一下，以解决不可预见的和最后的问题。

2. 
   

   
   准备设备。 您必须在参与者出生之前执行此操作。必须事先安装计算机，投影仪和扬声器，以使您的工作室所花的时间尽可能多。您不想花费所有时间来解决小的技术问题。如果可以的话，请负责房间的技术助理来帮助您安装所有设备，因为您不一定会熟悉现场的设备，而仅仅是因为该领域的专家总是比新手更有效。

3. 
   

   
   提前安排椅子。 您安排椅子的方式将取决于参与者的人数，房间的大小和您计划的活动。理想情况下，您的团队人数应足够小，以允许您围成一个圆圈或半个圆圈：这是促进交流的一项规定。如果您必须观看视频或PowerPoint演示文稿，那么半圆或几排椅子肯定会更合适。

4. 
   

   
   分发您的支持。 如果车间有床单或其他材料，请提前将它们放在桌子或椅子上，以节省时间。确保他们整洁并且每个人都有传奇。这是您需要在房间里事先准备好的其他物品。
   • 小吃和饮料。
   • 参与者的名称及其标记。
   • 铅笔和钢笔。

5. 
   

   
   欢迎参与者。 提前到达使您可以在会议室开始之前安装房间，放松身心并学习认识人。这使您可以与每个参与者创建唯一的链接。

第三部分驾驶研讨会

1. 
   

   
   介绍您自己和您的工作室。 每个人都坐好后，开始介绍您的工作室。不要忘记指定您的姓名以及参加者给您打电话的方式。还介绍为什么您被认为是该主题的专家，以及您的研讨会的目标是什么。还建议对研讨会的组织方式做一个简短的总结，以便每个人都可以为此做准备。该演示文稿的持续时间不应超过几分钟。
   • 即使您的研讨会主题很严肃，您也总是可以通过一点幽默来放松气氛，并使参加者心情愉快。
   • 还介绍您提供给他们的教育材料。例如，您可以要求人们在徽章上描述他们的名字，喝杯咖啡并检查他们的每本小册子。如果您希望参与者不要立即打开计算机或不要立即开始阅读您的教材，请在需要时告诉他们。

2. 
   

   
   从破冰开始。 请每个参与者自我介绍。通过要求每个人回答两个或三个问题，例如他们的姓名以及他们希望从该研讨会中学到什么，来将这些演示文稿限制为几句话。破冰船活动应尽可能短，但对于放松参与者并鼓励他们自由互动至关重要。
   • 您还可以建议参与者回答诸如“您最喜欢的电影是什么”或“您暗恋的歌曲”之类的较简单的问题？

3. 
   

   
   按照您的计划。 现在，您的准备将被证明是最有用的。请妥善保存您的研讨会摘要，并尝试尽可能多地遵循它。不要犹豫，直接向您的参与者解释您将要做什么以及为什么。您的教育计划对他们来说并不会让您感到惊讶，他们会很高兴知道您为什么决定以这种方式组织研讨会。例如，您可以告诉他们。
   • “我们将从案例研究开始，以了解所有细微差别。之后，您将分为几组，以找到针对此问题的解决方案。 “
   • “我们将从关注关键术语开始，这些术语将帮助您掌握这种新的计算机软件。然后，我将解释这些术语，然后我们将回答一份调查表以验证您的新知识。最后，我们将讨论在本研讨会上学到的知识。 “
   • “向坐在您面前的人介绍自己。几分钟后，我们将开始角色扮演，包括让您和教育顾问以及一位指定合作伙伴的学生一起学习。 “

4. 
   

   
   要灵活。 当然，做好研讨会的准备很重要，但是它可能会根据参与者的反应和经验而变化。因此，请留出一定的灵活性，使您的研讨会适应与会人员的问题，疑虑和兴趣。您可以建议他们在需要投票的几项活动中进行选择。这将使您可以专注于对当前人员真正重要的事情，并删除多余或不必要的内容。

5. 
   

   
   下注互动活动。 为了促进理解和学习新知识，让他们按照小组活动进行实践。互动活动对于教授新的解决问题的技术特别有效。研讨会不同于会议，您应该设法让与会人员参加。给他们机会教您新事物，就像您在家中灌输新知识一样。
   • 一点一点地传递您的信息，并让参与者问您他们的问题。
   • 将参与者分成几组以完成一项任务，并要求他们向整个小组报告。
   • 拍摄视频片段，让每个参与者配对以分享他们的反应。
   • 提供有关如何处理困难情况的提示，并要求每小部分参与者与他们一起扮演角色。
   • 请专家介绍一种技术，然后要求参与者回答有关此主题的问卷。

6. 
   

   
   不要说太多。 您不应该尝试控制研讨会的每个步骤。在这种情况下，参与者可能会感到无聊或沮丧。永远不要忘记，研讨会和会议是两个不同的事物：这种格式依赖于交互，集体活动和团队合作。

7. 
   

   
   不要忘记休息。 休息可以使参与者更好地吸收和分析新信息。指定在场的人可以休息的时间及其持续时间。这将使他们能够更好地组织去洗手间，打电话或其他个人需要。即使您剩余的时间都用完了，也不要删除这些休息时间。

8. 
   

   
   每20到30分钟更改一次活动。 通常在进行相同活动20分钟后，就会出现注意力不足的情况。这些数据应该为您提供机会，让您更有创造力。改变您的活动过程，要求参与者每20至30分钟重新组织椅子或计划短暂的休息时间，以便每个人都保持专注和动力。

9. 
   

   
   放松心情。 即使您正在处理一个严肃的主题，幽默也是突出信息和保持听众注意力的绝佳工具。在您的演讲，与参与者的讨论以及计划中的活动中，想想以负责任和道德的方式引入幽默感的不同方法。这将鼓励在场人员更加放松，警觉和舒适。

10. 
    

    
    保持尊重的气氛。 确保对您研讨会的所有参与者都给予相同和尽可能的尊重。这意味着必须公平分配最重要的角色（例如组长）。鼓励最谨慎或害羞的参与者。您的目标必须是每个人都感到被倾听和尊重。此外，避免提出参与者（甚至您自己的人），以免任何人垄断讨论。

11. 
    

    
    为不可预测的事情做准备。 大部分讲习班都将顺利进行。毕竟，参与者希望在场并学习新知识。但是，在某些情况下，在场人员将不愿意参加或侮辱其他参与者。无论身在何处，都要表现出专业精神，并通过举榜样鼓励有礼貌的行为。明确参与者的期望。如果您的参与者中有一个动荡不安或试图恐吓另一个人，请亲自与他们交谈。强调要教给他的东西的重要性，并告诉他您希望他表现得像成年人一样，也就是说，要表现专业。

12. 
    

    
    结束您的工作坊。 您的结论必须是您向参与者灌输的新知识的摘要。说明您的研讨会目的。这将使您可以专注于在场人员学到的新技能。通过介绍您的讲习班来明确参考您提出的目标，并解释为什么您认为参加者已经实现了这些目标。称赞他们的工作和新知识。

第四部分评估研讨会

1. 
   

   
   收集评论。 组织完工作坊后立即进行操作。例如，您可以编写一份评估表，参加者可以在研讨会结束后的几分钟内完成评估。给他们足够的时间来思考您的问题并准确回答。立即反馈将使您不仅可以改善研讨会的内容，而且可以加强与会人员的学习过程。以下是一些您可以询问的问题示例。
   • 该研讨会的目标是什么？您认为研讨会实现了这些目标吗？
   • 哪些活动使您产生了最多的知识？另一方面，哪些教学方法较少？
   • 研讨会时间合适吗？
   • 哪种教学支持（讲义，阅读，问卷调查等）最有用？哪一个最没用？
   • 您从这次研讨会中学到了什么？
   • 您认为其他参与者从这次研讨会中学到了什么？
   • 您将来如何改变这个研讨会？您有什么改进建议吗？
   • 您还想参加研讨会的其他哪些主题？

2. 
   

   
   几天后再回来找他们。 询问您的讲习班参与者是否将来可以与他们联系以征询他们的意见。有些人需要时间来分析您的研讨会。在几天或几周后要求他们提供反馈，这将使您对工作有新的认识。您可以添加如下新问题。
   • 您是否容易记得在研讨会上学到的信息？
   • 您还考虑这个研讨会吗？
   • 该研讨会对您的日常工作有何帮助？他能为您提供更多帮助吗？
   • 自研讨会以来，哪些支持最有用？您丢弃或忘记了哪种媒体？

3. 
   

   
   必要时再组织一次研讨会。 如果一定数量的参与者有兴趣关注您的研讨会的更高级版本，则可以组织其他研讨会。在后者中，您将能够回答他们的问题，进入主题的细节，或者唤起您在研讨会第一部分中教给他们的技术的更高级版本。确保此额外的讲习班不是太重复，以使参加了第一部分的学员仍会感兴趣。

• 仔细计划，但请记住要足够灵活以在必要时更改计划。
• 在研讨会的每个阶段分析参与者的反应。如果您不确定他们对您的活动有何看法，请不要犹豫让他们分享他们的想法和评论。
• 非常清楚讲习班的目标以及将要开展的活动如何达到这些目的。
• 这些技术工具非常实用，但请务必舒适使用。如果您对PowerPoint演示文稿不太满意，请请专家帮助您或转向其他格式。