如何进行直接邮寄

内容

• 阶段
• 第1部分准备
• 第2部分使用Microsoft Office执行邮件合并
• 第3部分使用OpenOffice执行邮件合并

邮件合并是大多数办公套件的功能，可让您自定义基本文档，然后再将其发送给多个收件人。可以为大量不同的文档生成邮件合并，包括信封，标签，套用信函，s，传真甚至编号的优惠券和优惠券。

阶段

第1部分准备

1. 
   

   
   构建您的数据文件。 它也可以是工作表（Excel类型），数据量少或格式正确的文档。在大多数情况下，公司或个人使用电子表格，因此在本文的其余部分中，我们将以这种方式作为示例。
   • 您的数据文件必须包含您计划在两个副本之间变化的所有信息。例如，如果您决定发送自定义套用信函，则数据文件应至少包含要向其发送信函的人员的姓名和地址。
     • 在一行上，将每条信息放在电子表格的单元格中。因此，在数据文件构建结束时，每种信息类别（名称，名字，地址...）都应具有自己的列。
   • 为每个列选择相关的标题。邮件合并将数据列绑定到列之后。因此，无论使用哪种软件，他都会认为每一列的第一行都与该列其余部分中存在的信息类型相对应。因此，我们建议您使用看起来与您相关的名称，以便您轻松找到自己的方式。
     • 例如，如果您的列用于存储姓氏，则“慢速”可以是“名称”，在“慢速”以下，您可以输入所涉及人员的姓氏。因此，在邮件的下一步中，当软件询问您要在类型中插入哪个字段时，您会看到“ Name”字样，并且您会记住它是什么。
   • 使用Microsoft Office套件的人可以使用Microsoft Outlook编写自己的通讯录，也可以选择将其通讯录用作数据文件。

2. 
   

   
   保存您的数据文件。 将其保存到一个容易记住的地方，并为其指定一个不明确的名称，以便您轻松找到它。

3. 
   

   
   
   
   立即编写基本文档。 这是您稍后将自定义的类型文档。例如，如果您决定描述一个示例信函，则基本文档将是信函本身。您要通过邮件合并个性化的所有字段此时应保留为空白。

第2部分使用Microsoft Office执行邮件合并

1. 
   

   
   访问邮件合并功能。 打开您的基本文档，然后单击“邮件合并”，然后单击“启动邮件合并”，然后单击“分步邮件合并向导”。如果功能不明显，请单击“工具”>“信函和邮件”>“邮件合并”。

2. 
   

   
   回答Microsoft Office问题。 Word邮件工具需要采取一些步骤，以使您的生活更轻松，并在基础文档和数据文件之间合并数据，这更智能并且更适合您的需求。
   • 首先指出您的原始文档的文档类型。单击最接近文档中的类型，然后单击“下一步：基本文档”。
   • 指定要使用的基本文档。如果您到目前为止已经按照我们的说明进行了操作，则应该可以选中“使用当前文档”框。单击“下一步：选择收件人”。

3. 
   

   
   选择Word所说的“现有列表”。 这实际上是您之前创建的数据文件。选中该框，然后单击“下一步”以浏览您的计算机以找到您的数据文件并将其链接到您的源文档。
   • 如果您更喜欢使用Outlook通讯簿，也可以这样做，只需选中相应的框即可。

4. 
   

   
   
   
   选择要使用的数据。 Office允许您根据需要选择或取消选择整个信息列。这使您可以选择要填充基本文档的字段，从而使数据文件更加通用，因为您将能够在不同的邮件中使用不同的信息。一切正常后，单击“下一步”。
   • 可以通过单击每列的标题对数据进行排序。例如，这使您可以快速浏览和查找准确的信息（如果您使用的是数据文件）。

5. 
   

   
   在基础文档中插入字段。 在邮件向导的这个新页面上，将要求您编写基本文档（如果尚未完成），并且还提供了多种选项供您选择，以将数据字段从数据文件插入到您的基本文件。
   • 要将字段插入基础文档中，请将光标放在要放置字段的位置，然后在向导中单击相应的按钮以插入您的字段。
     • 通过按键盘上的Delete键，可以删除放错位置的字段或将其放置两次，就像您要在Word中删除一个简单字母一样。
   • 预先配置的选项会有所不同，具体取决于您为Word指定的文档类型。 Office会尽力根据您选择的数据文件提供正确的数据类型。例如，如果您已向Word指示您正在写套用信函，则可能会看到一个选项，允许您插入一个地址块，其中包括收件人的名字和名字以及其完整地址，所有这些都最好在仅几行。
     • 某些预配置的选项将自动打开辅助窗口，让您填写所需的信息。但请放心，所有这些总是以相当清晰和易于理解的方式进行解释。
     • 如果您使用这些预配置的选项之一，并且Word似乎无法在您的数据文件中找到正确的信息，则这不是问题：单击“匹配字段”，并告诉程序每个字段对应什么。例如，您可以向Word显示它必须使用数据文件的“名称”列来填充源文档的地址块中的“姓氏”字段。
   • 要使用您自己的字段，请单击“其他选项”。然后，您将能够看到列的标题，然后改用这些名称。

6. 
   

   
   检查您的信件。 使用邮件合并时，应该知道自定义字段在打印时将仅包含确切的数据（从数据文件导入的数据）。但是，Office允许您预览文档以通过放置不同的字段来验证信息是否如您所决定的正确放置。不要犹豫，多次预览文档，直到一切都完全符合您的要求。

7. 
   

   
   完成合并两个文档。 分步合并帮助器的最后一步告诉您一切就绪，并且软件已准备就绪，可以开始打印文档了。然后，他将通过在源文档中指定的每个字段之间变化来打印所需数量的副本。
   • 在开始打印文档之前，可以通过单击“单独编辑字母”按钮来对所选字母进行个别更改。

第3部分使用OpenOffice执行邮件合并

1. 
   

   
   创建一个数据库。 使用OpenOffice.org，邮件合并始终需要数据库，但是，仍然可以先将数据放在电子表格（例如Excel或Calc）中。
   • 在基础文档中，打开“文件”菜单，然后选择创建新数据库的选项。
   • 在刚刚打开的对话框中，选中“连接到现有数据库”框。在下拉菜单中，选择“电子表格”，然后单击“下一步”。
   • 在下一页上，告诉OpenOffice.org访问您要使用的电子表格的路径。您还可以通过选中数据文件路径下的框来选择是否在数据库上输入密码。点击“下一步”。
   • 在此窗口中，选择是否要将数据库保存在计算机上（以便以后访问），然后选择是否要打开数据库以进行更改（这可能不是如果您只是创建电子表格，则没有必要）。单击“完成”以保存数据库。
     • 给您的数据库起一个容易记住的名字，这样您就不必浪费时间在以后搜索它。

2. 
   

   
   插入您的字段。 现在，您的基本文档已链接到OpenOffice.org的易于理解的数据库，您所要做的就是将您选择的数据合并到邮件合并中。
   • 在子菜单中单击菜单“插入”，然后单击“字段”，最后单击“其他...”。您也可以使用键盘快捷键“ Ctrl + F2”访问它。
   • 在对话框中，单击“数据库”选项卡。
   • 单击对话框右下方的“浏览”按钮，然后搜索刚刚创建的数据库。
     • 选择数据库后，它将显示在窗口右侧的“选择的数据库”列表中。
   • 在窗口左侧名为“类型”的列表中，选择“邮件字段”。
   • 单击数据库旁边的“ +”按钮：电子表格应显示在下面。然后单击“此”旁边的“ +”，您将看到在创建电子表格时选择的字段。
   • 选择要插入的任何字段，然后单击“插入”以将其放入基础文档中。
     • 请记住将光标放在要插入字段的位置。如果您忘记了，这不是问题：只需割开田地并将其粘贴在正确的位置即可。
     • 与Office一样，字段在基本文档中时也被视为简单的字母数字字符。您可以使用空格键移动它们，也可以使用键盘上的Delete键将其删除。

3. 
   

   
   完成合并。 检查所有字段都在正确的位置。验证完成后，开始打印。然后，通过在基础文档中指定的每个字段之间进行更改，可以打印出尽可能多的副本。