如何有效地安排时间

作者: Monica Porter

创建日期: 14 行进 2021

更新日期: 1 七月 2024

内容

阶段
第1部分评估您当前的时间管理
第2部分避免分心
第三部分有效利用时间

在本文中：评估您当前的时间管理，避免分心

每个人都曾听说过有人抱怨一天中没有足够的时间来做他们必须做的所有事情。一些组织和管理时间的基本技巧可以帮助您充分利用时间。通过学习如何有效地组织时间，您将能够完成更多的事情。

阶段

第1部分评估您当前的时间管理

观察您的日常活动。 观看每天的工作，并记下您花费时间的不同方式。当您将一天中浪费的时间与您花费在要做的事情上的时间进行比较时，您会感到惊讶。
- 不要忘记注意一些更无用的活动，例如，当您准备早餐，做家务，洗澡时等。
在笔记本上写下您的所有活动。 观察完所有活动并估算出花费了多少时间后，将其记录在笔记本上。将所有信息都放在同一笔记本中，因为如果您在同一页面上看到所有重复信息和丢失时间，就可以更轻松地识别它们。
- 什么也不要记住，并记下笔记本中的每个条目。不要将单独的事件归为一个条目，不要低估次要任务，并在评估一天的工作方式时写下确切的时间。
- 将某些活动分为几类可能会很有用。例如，您可能会注意到蓝色家务，红色工作活动和黑色爱好。这将帮助您更好地可视化您如何花费时间。
评估您的时间。 你花一个小时什么都不做吗？两个小时决定在哪里吃饭？八个小时上网？查找可以告诉您如何度过时间并确定需要哪些活动和不需要哪些活动的模板。
- 您是否因为无法控制自己而浪费时间？您是否经常隔夜放东西？您是否承担太多责任？这些是您在评估如何花费时间时应该问自己的问题。
- 您可能会意识到，您以一种毫无意义的方式来划分自己的一天。例如，在工作十分钟之前花半分钟做一些不重要的事情，然后再恢复工作半小时，这可能是不明智的。如果您工作一个小时，以后再处理一些不太重要的事情，您将更加专注和更有效率。
- 最好通过分解任务来解决它们。此方法要求您为单个任务分配一定的时间而不会分散注意力。
考虑调整。 现在您已经完全了解自己在做什么，现在就开始对日程进行积极的调整。确保确定无法减少的区域。并不是因为有些事情要花很多时间，而是浪费时间。
找出问题所在。 如果您每天花费三个小时发送工作文件，则不太可能减少在此活动上花费的时间。但是，如果在两次工作之间派遣四到五名工作人员，则可以减少花在此活动上的时间。
改变你的习惯。 无论您在管理时间上遇到什么问题，总有解决方案。找到时间后，您会浪费时间或应该花费时间的方式，您将需要做出一致的努力来改变您的时间管理习惯。
- 如果您花费太多时间做家务或准备吃饭，请考虑雇用管家或厨师。对于某些人来说，时间比金钱更有价值。
- 您可能会花费大部分时间漫无目的地在Internet上冲浪。当您宁愿工作或做其他事情时，可以限制对某些站点或社交网络的访问。

第2部分避免分心

识别生活中的干扰。 持续分心是良好的时间管理的最大威胁。您需要了解哪些活动或哪些人容易浪费您的时间。无论是一个永不言语的朋友，还是使您失去工作的罪恶感，您都需要找到避免浪费时间的方法。
- 如果您花费大量时间在无法产生预期结果的事情上，则应避免在生活中分心。
- 如果您在办公室里工作，您可能会认为很多同事会分心。有事情要做时，避免不必要的对话。但是，请不要忘记，您在办公室的态度与您的时间管理技能一样对您的职业发展同样重要，因此您应该不错。
避免在电话上长时间交谈。 如果您花费大量时间挂在电话上，则可能需要调整谈话习惯。通常，您可以通过面对面而不是电话讨论来获得更快的结果，这就是为什么您需要减少花在网上的时间的原因。
- 许多电话交谈，尤其是在开始或结束时，都包含不必要或不必要的讨论。人们在通话时往往会偏离主题，因此您必须注意。在面对面的会议中，您更有义务仅讨论自己感兴趣的主题。发生这种情况是因为当您在呼叫者面前时没有其他干扰。
不要在互联网上花费太多时间。 许多人将网络用作完成需要完成的任务的重要工具。但是，也有许多人沉迷于阅读无用的文章或体育新闻，或者看星星，猫或小狗的照片。使用互联网时保持专注。您可以安装某些程序来阻止某些应用程序，网站和域，以帮助减少网络带来的干扰。
- 当您应该专注于其他事情时，请避免使用Facebook和其他社交网站。
- 您还将浪费大量时间在Google上寻找各种主题。您可能会考虑对单个主题进行快速搜索，然后在不知不觉中就花了三个小时来搜索网络的深度。
使用“请勿打扰”标志。 您可能知道这个挂在酒店房间门上的标志。它可以在办公室或工作场所中发挥同样的作用。您可以在下一个将要入住的酒店取一个标志，也可以在家打印一个可以在需要时挂在办公室门上的标志，以选择这种标志。这将帮助您避免不必要的对话的风险，这会分散您的工作注意力。
- 如果您在家工作，那么只有专用的工作空间至关重要。不要在房屋的公共区域工作，因为电视，电话或视频游戏机很容易使您分心。
花时间避免不可避免的干扰。 有一些让人无法避免的干扰。有时，是您的老板来找您讨论事情，而其他人或您的家人中的一员则需要简单的事情帮助。无论这些不可避免的干扰因素是什么，如果您事先准备，它们都不会干扰您完成其他项目或活动所需的时间。

第三部分有效利用时间

写下一切。 不要依赖您的内存来完成您需要完成的任务。在一个地方写下您必须做的所有事情，并准备经常参考此列表以实现您的目标。
- 即使有问题的任务在您看来是次要或次要的，也请注意。您的日历中应该包含一些小注释，例如“打电话给John”，“寻找利润空间”或“向老板发送一个”。
- 经常随身携带笔记本以记录出现的任务。您认为以后会记得写它们，但是您不会这样做。
使用日历。 通过将简单的日历添加到可帮助您组织的工具中，您可以更有效地组织时间。在新的截止日期，家庭作业或会议合计到您的日程安排中。每天早上花点时间重新阅读日历，以了解将来的情况。
避免过度劳累。 安排您的日程安排，以避免太多的事情要做或同时负责太多的项目。接受任何检查之前，请检查日历以确保您有时间。这将帮助您保持井井有条，并定期查看日历。
消除干扰。 消除可能会分散注意力或导致您无法实现目标或迟到的因素，从而有效地组织时间。让电视和游戏机远离您要学习或支付账单的房间，以仅专注于首先需要完成的任务，并保留以后的爱好。
组织任务。 通过组织自己首先执行一些重要或紧迫的任务来有效地管理时间。通过用特殊的颜色标记突出显示日历或放置贴纸来在日历中记录下来。首先要照顾好这些紧急活动，让自己有足够的时间完成这些活动，然后在完成第一项紧急活动后再进行一些不太紧急的活动。
- 不要犹豫，不时更改您的优先级。有些事情可能会在最后一刻出现，并迅速引起您的注意。您将不得不停止做自己正在做的事情，有时会把精力和时间重新投入到最后一刻的活动上。只要确保它不会经常发生。
- 如果您意识到自己在白天不断地调整工作重点，那就出问题了。即使您希望对时间的使用进行小的调整，也必须进行不断的更改，这可能是因为您从一开始就没有适当地组织活动。
要现实一点。 给自己一个现实的时间来完成每个任务。如果您认为一项活动需要半小时到一个小时才能完成，请给自己一个小时。通过对一项活动需要多长时间保持现实，可以避免工作量过大或迟到。
- 预防总比治疗好，并且给您更多的时间。如果您较早完成任务，则可以继续执行下一个任务，这不会影响您的工作效率。
组织基本活动。 别忘了数一下基本活动（如进餐或淋浴）所需的时间。这对您来说似乎很自然，但是重要的是要花时间在其他活动中进行练习，以确保您不会忘记它们或不迟到。
使用提醒系统。 除了安排日程之外，还设置一个简单的提醒系统，以帮助您记住重要的任务和截止日期。在一天中的某些时间使用手机上的便利贴或提醒功能来记住自己做某事或计划一项活动。该系统将帮助您忘记任何事情。
- 避免依赖他人来记住您要做的事情。他们可能会忘记您，就像您会忘记自己一样。
- 如果您有非常重要的事情要做，请组织许多提醒。您可以忽略开机自检或电话上的警报。
寻求帮助。 如有必要，请他人帮助您或委派更简单的任务。如果您对自己感到自豪并要求某人执行一些简单的任务，例如帮助做家务或忙碌时准备晚餐，则可以帮助您管理日程。
- 确保将您的责任委托给合格的人员。仅完成所要完成的任务还不够，您还希望它做得很好。
- 不要养成不断寻求同事帮助的习惯。这表明您不知道如何管理时间。您将变得懒惰且无动力。
评估您的生产力。 有时需要退后一步，分析您的成就，绩效质量和花费的时间。通过了解工作和生活的这些方面，您将能够改变自己的日程安排和日常习惯，从而产生令人惊讶的有效结果。
奖励自己。 如果您努力工作或工作过多，您将精疲力尽，即使是最简单的任务也很难集中精力。然后，您必须不时花一点时间来庆祝自己的成就，并通过做自己真正喜欢的事情来回报自己。
- 确保您将自己的空闲时间花在玩乐上。关闭电话，避免回答您的问题。如果您将工作和娱乐混合在一起，那么您将不会享受自己，并且会累积疲劳。
- 如果您在星期一或星期五工作，请在周末休息。如果您刚刚在同一个项目上工作了三个月而没有间断，那么请在完成后休假一点。