工作时如何接听电话

内容

• 阶段
• 第1部分拿起电话
• 第2部分通电话

在工作中树立专业形象对于任何职业成功都很重要。无论他们在公司中的职位如何，接听电话都是几乎所有员工的任务。接好电话可以使您对电话保持积极的态度，使通讯员感到舒适，并让您轻松回答他的各种问题。

阶段

第1部分拿起电话

1. 
   

   
   快速回答。 当您在业务或专业环境中忙于使人忙碌是不礼貌的。拿起听筒并在第三声铃响之前接听电话。

2. 
   

   
   将听筒放在耳朵上。 快速接听电话很重要，但是您仍然应该有足够的耐心将麦克风实际放在嘴边。在您完全确定电话听筒贴在您和您的耳朵上之前，请勿开始通话，以免对方丢失任何信息。

3. 
   

   
   在回答之前，请深呼吸。 一旦手机靠近您的嘴，请先深呼吸，然后自我介绍。这将使您保持镇静并掌握自己，这将使您集思广益并保持镇静。

4. 
   

   
   介绍您自己和您的业务。 您需要确保您的通讯员给了合适的地点和合适的人，因此对他们来说重要的是告诉他们您是谁，您的公司是什么。请务必先指定公司名称。您可能会考虑建立自己的房屋，这样就不必考虑电话铃响时该说些什么，并根据情况进行些微更改。
   • 如果您是接待员或总机接线员，则必须很好地掌握业务运作，这很重要，因为您将必须帮助呼叫者获得他们所需的所有信息。您可以简单地说：“您好，这里 公司，约瑟夫到设备。有什么可以帮您的吗？因此，通讯员将知道他正在与谁交谈以及您公司的身份是什么，这将使他有机会继续对话。如果您是私人秘书，请指定您要工作的人（例如，“史密斯先生的办公室，设备上的约瑟夫”），因为这可能正是您的通讯员真正寻找的人。加入。
   • 如果您是服务的一部分，请告诉对方您在做什么，以便他们知道要问什么样的问题。通过说“您好，这是杰西卡的会计”来识别自己。让上诉人知道他是否已联系办公室或他想要的人以及他是否应该与其他人交谈。

5. 
   

   
   
   
   将笔记本和笔放在手机附近。 这样，您可以迅速记下笔记，以防对方想离开您或给您其他信息。避免让通讯员等待时间寻找要写的东西。

第2部分通电话

1. 
   

   
   说话时微笑。 即使您心情不好，也可以微笑并假装自己这样，这会使您的通讯员认为您很好。它还可以帮助您改善情绪。

2. 
   

   
   说话清晰，专业。 由于您处于专业环境中，因此您和您的通讯员必须清楚，准确地相互理解，这一点很重要。冷静地说话并说出您的话语，以确保它进展顺利并能理解。
   • 避免使用熟悉的语，例如“是”，“确定”或“ nah”。可以使用清晰的单词和短语（例如“是”和“否”）与他交谈。在对话期间，无论您与通讯员交换什么信息，都应避免彼此之间的混淆。不要忘了说一些普通的礼貌用语，例如“谢谢”和“什么都没有”。
   • 如果您想与人交流特定信息，例如字母或电话号码（例如姓名或电话号码），则对语音字母有良好的命令可能会有所帮助。通过这种方式，您可以避免使用“ M like eat”等有用的提示来混淆与“ M”和“ N”几乎相同的发音字母。

3. 
   

   
   与记者进行专业交谈。 请使用此人的姓名（“史密斯先生”），而不要使用他的名字，尤其是如果您不认识对方的时候。在对话过程中，请不要忘记他的名字并使用它来称呼他。
   • 您可能希望在对方告诉您时写下该人的名字，以便您记住它。这可能非常有用。

4. 
   

   
   
   
   如有必要，转接呼叫。 如果有人打电话给您工作，那么他们很有可能试图解决特定的问题或有疑问要提交给特定的人。如果您真的不知道如何回答问题或疑虑，请不要尝试回答。相反，建议您将呼叫转移给能够更好地应答和帮助您的人。它还将向他表明您关心他的问题，并愿意帮助他解决问题。
   • 如今，大多数台式电话都具有呼叫转移功能。了解此功能在您的办公室中是否可用以及如何工作。如果不是这种情况，请填写您的通讯员所要拨打的电话号码，然后将其传递给他。
   • 请记住这样做要尽可能礼貌，并愿意转移电话。例如，您可以说：“恐怕我无法回答您的问题。您想让我将电话转接给雅克，谁能更好地帮助您？ “
   • 如果没有其他人，建议您选一个。不要忘记稍后转发。

5. 
   

   
   专业结束通话。 您可以清晰而礼貌地告诉他对话已经结束，他可以通过简单地说“谢谢”或“再见”挂断电话。对话是否应该继续不应该引起混淆。
   • 让您的记者挂断电话。他接了电话，所以当他首先打来电话并结束对话时，您必须让他得到他想要的东西。如果您挂断电话，即使他还没有准备好结束对话，这似乎很粗鲁，或者您可以让重要的信息逃脱。